Is een vertrouwenspersoon verplicht?

Nee, een vertrouwenspersoon is op dit moment niet wettelijk verplicht. Maar dat antwoord heeft een houdbaarheidsdatum. Er ligt een wetsvoorstel om de vertrouwenspersoon voor werkgevers verplicht te stellen en de uitkomst daarvan wordt binnenkort bekend. Bovendien ben je als werkgever nu al verplicht om beleid te voeren tegen ongewenst gedrag op de werkvloer. In dit artikel lees je wat de wet nu van je vraagt, wat er mogelijk verandert en waarom slimme organisaties niet op Den Haag wachten.

Wat doet een vertrouwenspersoon?

Een vertrouwenspersoon is het eerste aanspreekpunt voor medewerkers die te maken krijgen met ongewenst gedrag. Denk aan pesten, discriminatie, (seksuele) intimidatie, agressie of een integriteitskwestie. De vertrouwenspersoon vangt de medewerker op, luistert, en denkt mee over mogelijke vervolgstappen. Belangrijk daarbij: de medewerker houdt zelf de regie. Een vertrouwenspersoon lost het probleem niet over iemands hoofd op, maar helpt de medewerker om zelf een weg te kiezen.

Daarnaast heeft een vertrouwenspersoon een bredere rol in de organisatie. Die geeft voorlichting over ongewenst gedrag, signaleert patronen en adviseert de directie over knelpunten in de sociale veiligheid. Juist die signalerende rol wordt vaak onderschat. Als drie medewerkers van dezelfde afdeling los van elkaar aankloppen, zegt dat iets over die afdeling. Zonder vertrouwenspersoon blijft zo’n patroon onzichtbaar.

Wat een vertrouwenspersoon niet is: een bedrijfsmaatschappelijk werker, een mediator of een verlengstuk van HR. De kracht zit in de onafhankelijkheid. Medewerkers moeten erop kunnen vertrouwen dat wat zij delen vertrouwelijk blijft en niet in hun dossier belandt.

Wat zegt de wet nu, en wat gaat er veranderen?

De Arbowet verplicht elke werkgever om beleid te voeren tegen psychosociale arbeidsbelasting. Onder die noemer vallen werkdruk, agressie, pesten, discriminatie en (seksuele) intimidatie. Hoe je dat beleid invult, laat de wet grotendeels aan jou. Een vertrouwenspersoon is in de praktijk een veelgebruikt en logisch onderdeel van dat beleid, maar de wet noemt hem op dit moment niet als losse verplichting.

Daar kan verandering in komen. Er ligt een wetsvoorstel dat werkgevers verplicht om medewerkers toegang te geven tot een vertrouwenspersoon. De behandeling loopt en de uitkomst wordt binnenkort bekend. Wordt het voorstel aangenomen, dan verschuift de vraag van “moet ik een vertrouwenspersoon hebben” naar “heb ik het goed geregeld”.

En vergeet naast de wet je eigen achterban niet. In veel sectoren en cao’s worden al eisen gesteld aan de omgang met ongewenst gedrag, en ook de ondernemingsraad heeft een stem in het PSA-beleid. Wie wacht tot de wet het afdwingt, loopt in de praktijk dus al achter.

Waarom wachten op de wet een slecht idee is

Stel dat de verplichting er nooit komt. Zou je dan geen vertrouwenspersoon willen? De cijfers over ongewenst gedrag op het werk liegen niet: een groot deel van de medewerkers krijgt er ooit mee te maken, en de gevolgen (verzuim, verloop, een team dat op eieren loopt) kosten een organisatie veel meer dan een goed geregelde vertrouwenspersoon. Zeker voor organisaties met een publieksfunctie, zoals gemeenten, komt daar de agressie van buiten nog bovenop.

Een vertrouwenspersoon aanstellen is bovendien niet het eindpunt maar een onderdeel. Sociale veiligheid staat of valt met het geheel: duidelijke gedragsnormen en een agressiebeleid dat iedereen kent, afspraken over integriteit, en zicht op wat er werkelijk speelt. Dat laatste meet je met een PSA onderzoek: daarmee weet je hoe medewerkers de sociale veiligheid echt ervaren, in plaats van dat je het hoopt.

Een vertrouwenspersoon zonder beleid eromheen is een pleister. Een vertrouwenspersoon als onderdeel van een doordacht geheel is een vangnet. Het verschil merk je pas als het misgaat, en dan is het te laat om het alsnog te regelen.